Han revolucionado el mundo de la empresa. Un grupo de startups ofrecen aplicaciones que reinventan la productividad a través de la colaboración y la predicación de una cultura que elimina los malos hábitos. Todo un ‘boom’ en el que ya han puesto el ojo los gigantes de la industria.

La comunicación se ha convertido en
el emblema de la productividad en la
empresa. Más si tenemos en cuenta
que hemos entrado en un nuevo paradigma del trabajo en el que el espacio
físico se está diluyendo en pos de la
ubicuidad a través de las nuevas tecnologías y del axioma que de una mejor integración de los recursos surge
un ecosistema más rápido, eficiente y
seguro. Por ello, herramientas de colaboración como Slack han pegado el
pelotazo y se han colado dentro de la
actividad diaria de millones de empleados en el mundo. Concretamente, ha
llegado a los 2,3 millones de usuarios
en su segundo aniversario y ha recibido valoraciones de hasta 4.000 millones
de dólares. De Slack se dice que será
capaz de sustituir e incluso eliminar al
IRC (Internet Relay Chat), el tradicional
protocolo de comunicación en tiempo
real basado en texto. Y, por si fuera
poco, no son pocos los que aprovechando la explosión de dichas plataformas, se han puesto en pie de guerra
contra el email, argumentando que se
trata ya de un fósil que lleva a cuestas
la losa de la pérdida de tiempo y la
ineficiencia, aunque en realidad sea
una herramienta distinta y en la mayoría de los casos se utilice con otros fines.
La penetración de estas aplicaciones
se relaciona, además, con la entrada
de la llamada generación ‘millennial’ al
mercado laboral, que está absolutamente familiarizada con las nuevas
tecnologías de comunicación.

El éxito de Slack, y de muchas otras, se
corresponde con la integración de contenidos de servicios de terceros. En este
caso incorpora Google Drive, Dropbox,
Heroku, Crashlytics, GitHub, Trello o
Zendesk. “Estas plataformas se están
implementando principalmente como
repositorio de conocimiento corporativo
y solución de comunicación en tiempo
real”, indica Josep Curto, CEO de Delfos
Research. “Hablamos de un incremento
de la productividad basado en mejoras
en la comunicación entendida en un
proceso amplio. Es decir, comunicación
escrita, hablada, mediante gráficos y
documentos… En este sentido lo que se
potencia es la integración de los diferentes componentes relevantes en este
proceso con el objetivo de que todas las
conversaciones, sean del tipo que sean,
tengan un único medio y no múltiples”.
El nicho de mercado que se ha abierto
para las herramientas de colaboración
es increíblemente grande. HipChat se ha
presentado como la alternativa más potente a Slack en los Estados Unidos; y en
España, a pesar del constante goteo de
organizaciones que se están acogiendo
a estas marcas, aplicaciones como Noysi o TribeScale se están haciendo hueco
en un ecosistema en el que aún no está
totalmente instalada la cultura de la colaboración en tiempo real a gran escala.
Pero, varios analistas del sector han
puesto el acento en un aspecto que puede ser contraproducente para estas soluciones. Coinciden en que la mayoría
de los jugadores que están detrás de
estas tecnologías son relativamente jóvenes para gobernar un crecimiento que
está siendo explosivo. Además, estas
aplicaciones suelen estar basadas en la
nube, lo que sugiere preguntas acerca
de la disponibilidad, la privacidad y la
seguridad de los datos. “Debemos tener
en cuenta cómo se va a usar este tipo de
herramientas, que es lo que soporta en
términos de seguridad, y por lo tanto
educar a nuestros usuarios de lo que
pueden hacer con ellas”, apostilla Curto.
“Es necesario exigirlas capacidades de
auditoría, controles administrativos, restricciones, encriptación… Muchas de
estas plataformas aún distan de ofrecer
este tipo de capacidades, pero trabajan
para proteger a sus usuarios”. El experto
asegura que, igualmente, en otro tipo de
sistemas, toda la información es susceptible de tener brechas de seguridad.
“Estamos leyendo casos cada día en
múltiples sectores e industrias”.
Email versus nuevas aplicaciones
Una de las ideas que se está extendiendo rápidamente por las organizaciones
es que este tipo de herramientas de

colaboración pueden llegar a ser sustitutivas del email. De hecho, muchas
propagan la ineficiencia del tradicional
correo electrónico. “Lo cierto es que una
gran cantidad de empresas han cometido errores en el uso del mail. Esta herramienta, cuyo foco es la comunicación
asíncrona, se ha estado utilizando para
otros casos que no se ajustan a sus características como las conversaciones en
tiempo real, el repositorio de conversaciones, de conocimiento o como instrumento de discusión”, asevera Curto.
Además, varios estudios han secundado la idea de que el correo puede ser ya
una utilidad arcaica. La consultora Mckinsey publicó en 2012 una información
que aseguraba que los empleados pasan,
de media, el 28% de las horas laborales
leyendo y respondiendo emails. Por añadido, relacionaba estas horas con pérdidas de tiempo y sugería que la estructura inventada en 1971 por el holandés Ray
Tomlinson, era de otro tiempo y que su
dictadura tocaba a su fin.
Quizás, de estas premoniciones se ha
formado la burbuja de nuevas aplicaciones. Pero lo que la consultora no dijo es
que para dar jaque al rey hay que romper
primero con una cultura absolutamente
impregnada en todas las capas empresariales. La idea de crear vínculos tan
fuertes no es tan sencilla a pesar de la
rentabilidad que están teniendo las nuevas herramientas. “Sin embargo, yo no
utilizaría adjetivos como obsoleto para
describir al correo electrónico. En realidad, hablamos de un nuevo movimiento
que trae ciertas funciones que no encajan en el email, como el uso de base de
datos de conocimiento o la comunicación
directa, rápida e informal. Además, estas
herramientas tienen un enfoque de comunicación interno, y el email sigue
siendo otro canal relevante para temas
más formales y asíncronos”, explica Curto. Esta puede ser la clave por la que no
hay que pensar en un futuro inmediato
sin email. “A pesar de haber implantado
TribeScale en nuestra organización, seguimos utilizando métodos tradicionales
como el correo electrónico, pero hemos
notado que la intensidad de su uso ha
disminuido notablemente”, cuenta Pau

Valdés, CEO de InboundCycle y usuario
de esta plataforma.
Lucha de gigantes
El gran aval del florecimiento de dicho
ecosistema de aplicaciones es la satisfacción general de las empresas que
abrazan estas soluciones. “Lo que ha
supuesto para nosotros no es una redefinición del trabajo como tal, sino que
TribeScale ha optimizado nuestro modo
de hacer las cosas”, observa Valdés. “Por
ejemplo, nos aporta la posibilidad de
hacer reuniones diarias que no podíamos
concretar de forma presencial”.
Sin embargo, este crecimiento puede
ser un arma de doble filo para las nuevas empresas, ya que el cambio cultural
que promueven ha llamado la atención
de los gigantes de la industria, que cuentan con un reconocimiento y experiencia del que todavía carecen las startups.
Es el caso de Microsoft, que ha anunciado su entrada en la partida con Teams,
su nueva solución de colaboración. Esto
ha obligado a Slack a lanzar rápidamente una versión de su plataforma para
grandes empresas que abarque a un
número de empleados muy extenso. Y
es que a pesar de que Microsoft Teams
todavía se encuentra en fase beta, más
de 30.000 organizaciones ya la han testado. Y, un estudio realizado por Spiceworks revela que la adopción prevista para Teams en el próximo año
supera a la de Slack. Todo esto sin haber
visto la luz oficialmente, lo que obliga a
acelerar en la innovación para no quedarse atrás, aunque muchos expertos
del sector aseguren que “hay nicho de
mercado para todos”.
“Microsoft Teams nace como un nuevo
espacio de trabajo basado en conversaciones que llega para reforzar las funciones colaborativas de Microsoft Office
365”, indica Maureen Manubens, jefa de
producto de Office 365 de Microsoft
Ibérica. La idea es similar, pero con el
respaldo que ofrece toda la suite de
productividad de una de las empresas
más longevas y potentes del mercado.
Además, cuenta con el apoyo de la estrategia en redes sociales. Linkedin ya
es propiedad de Microsoft y “nos abre
las puertas a experiencias más productivas, inteligentes y conectadas para los
usuarios”.
Pero Microsoft no es la única, poco
falta para que veamos en acción a Facebook For Work, la nueva plataforma de
productividad de la red social dirigida
por Mark Zuckerberg. Y como ésta, muchas otras irán anunciando sus soluciones en los próximos meses.

Fuente: Revista Computer World