Importancia del Análisis de Procesos durante la evaluación de compra de un ERP

Si bien es de suma importancia antes de iniciar con el proceso de selección de una solución tecnológica para su empresa que detectes cuáles son las principales necesidades y problemáticas actuales, lo que se busca mejorar y los objetivos a corto, mediano y largo plazo que se quieren alcanzar al implementar un Sistema ERP, como lo mencionamos en el artículo de Discovery, esta tarea puede ser bastante difícil para tu empresa ya que en muchas ocasiones no se cuenta con la experiencia necesaria para llevarlo al cabo.

Es importante no perder de vista que en esta fase de análisis es recomendable apoyarse en los proveedores que estás evaluando para que, con su experiencia, te orienten de mejor manera sobre cómo detectar y establecer estas necesidades y oportunidades de mejora, y de la misma manera te puedan guiar sobre cómo encontrar la forma más óptima de lograr que tu organización sea una empresa más productiva y rentable.


¿Por qué es importante un Análisis de procesos durante la evaluación de un ERP?

En esta fase, el proveedor de soluciones empresariales tiene como objetivo entender más a fondo los procesos de negocio que realiza tu empresa basándose en recopilar información de todas las áreas operativas y administrativas para tener una mejor visualización de sus actividades y flujos que componen la totalidad de las operaciones diarias del negocio y de los responsables de cada uno de ellos.

Para que la evaluación de un Sistema ERP sea la más adecuada a tus requerimientos, es muy recomendable que el proveedor con el que estás llevando a cabo este proceso entienda más a fondo tu negocio, los procesos que manejas, las operaciones que realizas y los objetivos que quieres lograr, esto con el fin de saber si la solución que te están ofreciendo es la que necesitas, si se adapta realmente a tu compañía y si cuenta con las especificaciones buscadas, lo cual es básico para tener un proyecto exitoso y un alcance de proyecto bien definido.

 

¿En qué consiste un análisis de procesos?

El objetivo de este procedimiento es documentar los aspectos principales que deberán estar soportados por el ERP que se está evaluando, qué procesos deben de considerarse, que áreas de la empresa se van a involucrar, etc.

La idea principal es establecer la base de requerimientos, necesidades y áreas de oportunidad que tu empresa tiene para el proyecto, quedando por escrito el compromiso del alcance del proyecto con tu futuro proveedor de la solución.

Al realizar el análisis es primordial que el proveedor te entregue documentado este proceso para poder tener más claros los alcances del proyecto, lo cual le permitirá al proveedor presentar una propuesta económica más ajustada a tu realidad, brindando la oportunidad de determinar de manera informada si la solución y el proveedor son la mejor opción para tu empresa.

De manera breve, te describimos en qué consiste un análisis de procesos como parte de la evaluación de una solución tecnológica:

Consta de una entrevista de aproximadamente 45 min a 1 hora con el responsable de cada proceso o departamento. En este tiempo se les pide compartir la siguiente información:

 

  • Descripción general del proceso.
  • Origen de la información para llevarlo a cabo y formatos requeridos.
  • Persona con quien comparte la información generada y formatos.
  • Principales áreas de oportunidad y/o problemáticas que enfrenta.
  • ¿Qué mejoras en su proceso considera que podrían hacer más eficiente su trabajo?.
  • ¿Qué información requiere para tomar mejores decisiones en su proceso?.
  • ¿Cuántas personas se involucran en este proceso, qué tareas llevan a cabo cada una de ellas y con qué frecuencia?.
  • ¿Qué indicadores sustentarían una mejora en el proceso y/o área?.
  • Reportes operativos y de toma de decisiones que tienen y que les gustaría tener, entre otros.

 

¿Qué beneficios tiene un análisis de procesos durante la evaluación de un Sistema ERP?

Realizar el análisis de procesos le ayuda a tu empresa a contar con una visión más completa del alcance que puede tener este proyecto, si la solución es la que mejor se adapta a las necesidades y si el proveedor es el adecuado. El Alcance del Proyecto es de suma importancia ya que el éxito del mismo dependerá del cumplimiento de las expectativas plasmadas en este documento. Los principales beneficios que podemos mencionar son:

 

  • Evaluar al proveedor: Es importante darte cuenta si tus posibles proveedores están tomándose el tiempo de conocer a tu empresa realmente, con todos sus procesos, problemáticas y necesidades más allá de hacerles una cotización estandarizada. Además esta fase te permitirá conocer más acerca de los proveedores, su experiencia y calidad, su dominio tanto de la solución empresarial como de procesos de negocio, observar su profesionalismo, su manera de relacionarse y resolver tus dudas, incluso, si se tiene empatía y les inspira confianza para trabajar en equipo.
  • Conocer las expectativas de cada área de tu empresa: Es una ocasión importante en la que puedes aprovechar para conocer a fondo las inquietudes y expectativas de cada departamento de tu empresa en cuanto a lo que la solución puede hacer por ellos, qué puede aportar a su trabajo y cómo puede facilitarles ser más productivos. Al saber que son tomados en cuenta se involucrarán en la evaluación, se comprometerán con el proyecto, y por tanto se reducirá la resistencia al cambio.
  • Mejorar procesos de negocio: En esta fase se tiene la oportunidad de identificar cada uno de los procesos que conforman tu operación, de conocer las oportunidades de mejora que puedan existir y de redefinirlos si es necesario para mejorar su eficiencia. Las mejores prácticas que ofrecen los ERPs de marcas internacionales pueden ser un muy buen punto de partida para identificar estas oportunidades. En este paso el proveedor debe apoyarte activamente, fungiendo como consultor externo, identificando los retos y oportunidades que tu empresa pudo no haber descubierto aún.

 

¿Quiénes deben participar en el análisis de procesos?

Es de suma importancia la participación e involucramiento de cada uno de los lideres de los diferentes departamentos ya que le dará a tu empresa una visión muy completa y detallada de cada proceso, cada tarea, así como las áreas de oportunidad que se presentan, sirviendo también para que los departamentos se comprometan con el proyecto, reduciendo la incertidumbre y el miedo al cambio que se pudiera generar. Así mismo cada área podrá visualizar los beneficios que podrán obtener con esa solución, participando activamente en el proceso de la toma de decisión para la compra del Sistema ERP.

Al tratarse de un proyecto que va a significar un cambio importante en tu organización, se requiere que esté bien fundamentada en la estrategia, filosofía y visión de la empresa, por lo cual es fundamental que se involucre la Dirección General ya que cuenta con esta visión panorámica y global del negocio, así como la información y capacidad de tomar decisiones. A su vez, habla de un compromiso de toda la compañía para lograr el objetivo final de transformar la empresa según la meta trazada, lo cual desde el inicio del proceso de evaluación nos encaminará a tener una idea más clara y objetiva de lo que se puede lograr si se decide implementar la solución.

La decisión de implementar una solución empresarial (ERP) en tu empresa es de suma importancia y tiene sus complejidades; sin embargo, si la base de tu proyecto comienza conuna buena investigación, un diagnóstico correcto de las necesidades y áreas de oportunidad, así como el involucramiento de todos en la compañía, aunado a que el proveedor seleccionado conozca realmente a tu empresa para empatarlo al alcance de la solución, podemos decir que vamos por un muy buen camino hacia el éxito en el proyecto.

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